A proposito di produttività, qualche tempo fa un amico imprenditore si è confessato con me.
Questo amico, che chiameremo Ozzy, mi diceva di sentirsi bloccato.
In poche parole, è caduto di testa dentro al tritacarne delle cose da fare.
Ora, di fronte a tutto il macello di attività su cui deve lavorare si trova stordito e con la mente annebbiata (vedi che il nome Ozzy non era casuale? 😎).
Sue testuali parole:
“A forza di fare, in queste settimane mi sono rincoglionito.
Troppa roba. Tutta che sembra urgente.
Ci sono momenti in cui mi tolgo di torno attività che non erano pianificate, tipo le rogne di un cliente…
Ma quando vorrei mettermi al lavoro sul task principale, in realtà mi guardo attorno e trovo sempre altre cose che mi sembrano ugualmente importanti.
Così finisce che mi metto lì a fare il flipper tra una cosa e l’altra, senza mai combinare niente.”
Suona familiare?
A me un sacco.
Già quando ero ancora dipendente e pianificavo la mia “exit”, mi rendevo conto di avere di fronte l’Everest.
1000 cose da fare tra:
Studiare corsi, leggere libri, decidere che direzione dare al personal brand, che servizi offrire, definire bene l’avatar del cliente, decidere che impronta dare al mio sito, imparare come costruirlo, preparare i post, selezionare le aziende su cui fare outreach, preparare un’analisi dei loro asset online da utilizzare come “valore in anticipo”…
Insomma, un bel bordello.
Talmente tanta roba che non sai da dove iniziare.
E appena ti metti a fare qualcosa, subito ti viene in mente che forse quell’altra roba é più urgente, e quindi ti interrompi e passi all’altro task.
Col risultato che il tempo ti scivola via tra le dita.
Arrivi a fine giornata, e hai combinato poco.
Talmente poco che per vedere i progressi, devi usare un microscopio atomico.
Una situazione-killer, per la motivazione.
Come ne sono uscito?
Mi dispiace, niente tecniche Jedi per te, oggi.
Solo le buone, care, vecchie carta e penna, unite a quella che io chiamo…
Produttività: la “riunione strategica tra me e l’ascia”
Ovvero: almeno un’oretta alla settimana in cui ragiono su quali sono le azioni più importanti da portare avanti.
Il brutto, quando si è in modalità “testa bassa e lavorare”, è che l’idea stessa di fermarsi a riflettere crea ansia.
Sembra sempre di perdere tempo, perché tutto quello che dedichi a pensare vien visto come tempo in cui non stai effettivamente lavorando.
Ma in realtà non è così.
In realtà, quello che stai facendo è semplicemente affilare l’ascia.
Quale ascia?
Questo è il momento in cui mi piacerebbe tirare in ballo qualche bel filmone horror-splatter, ma in realtà mi riferisco all’ascia del vecchio Abe Lincoln.
“Datemi 6 ore per tagliare un albero e passerò le prime 4 ad affilare l’ascia.” Abraham Lincoln
Quelle due orette che solitamente dedico a pensare, mi servono non solo per far sì che i miei sforzi siano più “affilati”…
Ma per aumentare le probabilità che siano proprio quelli necessari per avvicinarmi al punto in cui voglio arrivare.
Perché se lavori e basta senza mai fermarti a pensare, è come spingere una carriola con una ruota quadrata.
Certo, sei sempre in movimento, ma farai tanta fatica per niente, e produrrai molto di meno di chi si é fermato a dare una forma tondeggiante a quella cacchio di ruota.
Perciò, se stai cercando più produttività, metti anche tu in agenda del tempo da dedicare alla tua “riunione strategica tra te e l’ascia”.
Per poi scrivere su un grosso bloc notes tutte le attività da fare la settimana successiva, e selezionare solo le 4 più importanti.
Quelle che devi necessariamente chiudere entro il week-end.
Perché solo 4?
Perché tra tutta la roba che hai da fare, ci saranno almeno 4 robe che sono più urgenti E importanti delle altre.
Ed è lì che ti devi concentrare.
Il resto?
Lo farai se ti avanza tempo, e solo dopo aver dedicato le ore più produttive della giornata ai task più importanti.
Facendo così, magari ti potrà sembrare di avanzare piano…
Ma se ti guardi indietro dopo un po’, noterai una bella scia positiva di attività completate.
E questa sensazione di avanzamento diventerà essa stessa una forza che ti manderà avanti più velocemente.
Come sempre, le persone sovrastimano quello che possono fare in un giorno, e sottostimano quello che possono fare in un mese.
Produttività: chiarezza mentale vs procrastinazione
In aggiunta al planning settimanale, c’è un’altra, piccola abitudine che ho preso per migliorare la mia produttività.
Ogni mattina alle 6, appena sveglio, mi vesto, lavo la faccia, bevo due bicchieri d’acqua e… scrivo per 5 minuti.
Ho una piccola agendina dove mi segno i miei obiettivi per la giornata e i pensieri covati sotto le coperte.
Idealmente, sarebbe meglio decidere almeno dalla sera prima cosa fare il giorno dopo, per evitare di disperdere energie mentali già di prima mattina con la decision fatigue.
E sfruttare quei 5 minuti per confermare, o comunque aggiornare, la pianificazione del giorno prima.
Lo scopo del planning settimanale e di questo piccolo rituale è quello di ottimizzare il tuo tempo e le tue energie cognitive.
Sprecare meno tempo e meno energia per pensare cosa devi fare, e partire subito col piede giusto sul compito più importante della giornata.
Insomma, avere chiarezza mentale.
Nel caso tu non lo sapessi, una delle cause più frequenti della procrastinazione e più in generale della mancanza di produttività, è proprio il fatto di non avere le idee chiare su quello che c’è da fare.
Ma se non sai quale delle X mila cose da fare devi portare avanti oggi, è come avere la mappa dettagliata di una zona sotto al naso, ma non sapere dove devi andare.
Perciò, devi sempre cercare di avere le idee il più chiare possibile.
E se fai queste due piccole cose, vedrai che sarà molto più difficile bloccarsi.
Il potere della “Meditazione Produttiva”
Un altro trick interessante che puoi sfruttare per avere chiarezza mentale è quello della “Meditazione Produttiva”.
Una tecnica estremamente utile che ho imparato leggendo Deep Work di Cal Newport.
DI che si tratta?
Sostanzialmente, di sfruttare QUALSIASI momento morto tu abbia durante la giornata per riflettere in modo attivo sui tuoi problemi personali e professionali.
Tutto quello che devi fare è tenere lontane le distrazioni, e pensare fortissimo a quella cosa che devi risolvere, o alla tua strategia futura.
Analizzare a che punto sei, cosa ti blocca e valutare le varie soluzioni possibili.
Devi andare al lavoro in macchina? Spegni la radio, la musica e i podcast, e rifletti.
Devi allenarti o fare una passeggiata? Idem.
Devi stare in fila in posta, magari per rubare la pensione alla vecchietta davanti a te?
Non il massimo come scelta etica…
Ma se al posto che fare doomscrolling sui social o leggere le mail sfrutti quei 5/10/15 minuti per riflettere su un problema, sarà molto più facile per te arrivare a una soluzione.
Purtroppo tendiamo sempre a riempire i momenti “off” o noiosi con qualcosa ad alto rilascio di dopamina, come se il silenzio e la riflessione fossero diventati immorali.
Anche chi sta sempre con gli auricolari per ascoltare e fare ripetizione di podcast e videocorsi, sta sfruttando sì in modo produttivo quello slot….
Ma sta anche “comprimendo” la propria mente e i propri pensieri.
E le idee e le soluzioni creative, per sbocciare, hanno bisogno di spazio, di quiete e di riflessione.
Vuoi maggiore produttività? Lascia perdere i “mestieri di casa”
Un altro errore del mio amico è che come la maggior parte delle persone si perde a fare “i lavoretti di casa”.
La citazione viene da Mark Ford, chief growth strategist di Agora Inc.
Un uomo che nella sua vita è passato da un passivo di 100K dollari a un net worth di 240 milioni.
Ford dice che una delle ragioni principali per cui la maggior parte dei business non decolla mai è la loro ossessione per i lavoretti di casa.
Ovvero, attività che impegnano il tuo tempo, ma non aumentano la tua ricchezza, o addirittura ti fanno perdere denaro.
Ma se tu ti concentri sulle attività tattiche, sui lavoretti, non avrai mai tempo per portare avanti quelle strategiche.
Che sono sempre quelle più importanti, lunghe e spesso anche più scomode.
Un esempio su di me:
Io faccio pochissima fatica a scrivere le mie email.
Mi siedo, pesco una delle 100+ idee che mi sono annotato su Drive o su Evernote, e da lì a 20, 30, 40 minuti al massimo, la mail è scritta.
Al contrario, scrivere articoli di blog mi provoca una certa resistenza.
Perché sono più lunghi, sia da progettare, sia da scrivere, che da caricare su WordPress dopo la scrittura.
Perciò, tendevo a procrastinarli, e a lasciarli nel pomeriggio.
Ma quasi sempre, nel pomeriggio non avevo voglia, e finiva che mi mettevo a fare altro.
Come per il mio amico, sceglievo sempre il percorso che mi poneva minore resistenza.
Come ho risolto?
Facendo questa cosa per prima, al mattino.
Tutti i giorni, da circa le 6 e 50 alle 8, lavoro sui miei progetti personali.
E se quella settimana non ho ancora scritto un articolo, a meno di avere attività ancora più importanti da svolgere, cerco di dedicare l’ora a quello.
Perché come insegna anche Dan Kennedy:
Se non dedichi la prima ora di lavoro di ogni giorno ai tuoi progetti personali, l’operatività, i clienti e la vita ti impediranno di portarli avanti.
Devi proprio farlo tu?
Poi c’è da dire un’altra cosa.
Io da libero professionista sono solo.
Non ho nessuno a cui poter sbolognare le attività che so che dovrei fare, ma che non ho il tempo di fare.
Perciò, quello che non faccio, resta da fare.
Per un imprenditore è ben diversa la situazione.
Se io fossi un imprenditore, cercherei di organizzarmi la giornata in modo da dedicarmi al minor numero possibile di attività.
E con questo non intendo necessariamente “lavorare poco”, eh.
Intendo proprio poche singole attività.
Concentrarmi sul 20% di attività più importanti per l’azienda dove posso fare la differenza, e delegare il resto ai dipendenti.
Insomma, smettendo di fare il libero professionista con dipendenti, e diventando un vero imprenditore.
Perché come dice Guido Alberti, un imprenditore con cui sto collaborando molto nel momento in cui scrivo: “che senso ha avere dei dipendenti, se poi sei la persona più impegnata dell’azienda?”
Quindi, parola d’ordine: sbolognare.
Soprattutto quelle attività che non contribuiscono in modo diretto alla tua produttività e alla crescita aziendale o professionale, e quelle dove sai di non apportare un reale valore aggiunto.
Un esempio?
Scrivere la newsletter aziendale.
L’email giornaliera é una di quelle cose che, quando la fai per un po’, ti svolta.
Aumenta le vendite, scalda i lead freddi, mantiene un contatto con i già clienti, portandoli a riacquistare nel tempo…
Eppure non tutti gli imprenditori hanno la familiarità, le skill e soprattutto il tempo per mettersi lì a scrivere 20-30 email al mese.
Certo, si può scriverle quando capita, ma nel marasma di cose da fare, è molto probabile che presto quelle email non verranno più scritte.
Ma perché rinunciare a questa e ad altre attività così importanti?
Prendi un bel respiro, e delega.
Ne beneficeranno sia la tua serenità, che il tuo lavoro.
E se ti serve qualcuno che scriva la newsletter aziendale, o conosci qualcuno a cui serve, fammi un fischio. 😉
